Todos en algún momento buscamos las formas de ser más productivos y creativos, indagamos en posibles fórmulas a nivel profesional o personal que nos ayuden a sentirnos más proactivos para realizar X acción. Nos leemos libros de “Qué hacer cuando la creatividad está ausente”.

También vemos videos inspiradores motivacionales por si nos llega la inspiración para solventar cosas con nuestro equipo de trabajo o el proyecto de emprendimiento que tengo. Yo resumo todo esto en una palabra corta, pero potente: Tiempo.

Empiezo este post recordando que “El único recurso no renovable, es el tiempo” por ello tienes que aprovecharlo al máximo.

Si es la primera vez que me lees y no me conoces, me presento. Soy Ronald Durán trabajo en el mundo Tecnológico-Digital sensibilizando, asesorando,  formando a empresas y emprendedores, para que pueden afrontar la transformación cultural, tecnológica y digital en este presente-futuro con el pilar de la Marca Personal. Soy fiel defensor de las Sinergias Tecno Humanas y con este post quiero compartir mi visión muy personal más no generalizada, de lo que significa para mí, como gestionar los tiempos (horas de trabajo u ocio) para ser más productivos con nuestra marca personal, emprendimiento o en nuestro puesto de trabajo en la empresa.

Cómo ser más productivo y aprovechar mejor el tiempo.

A veces suena muy fácil decir “Tengo que gestionarme mejor el tiempo” y focalizar en mis tareas de oficina, coworking o en casa. Pero como tú y yo sabemos, a veces es bastante difícil. El mejor ejemplo es este artículo, llevo semanas pensando en escribir este post y no había encontrado el momento para hacerlo. Pero en el momento menos esperado, me ha llegado la inspiración para escribirlo.  ¡Eso sí, aclaro! La inspiración llegó gracias a las herramientas off-online que me ayudan a planificar mis bloques de tareas. No fue por obra y gracia del señor. Cómo sabemos y no es secreto para nadie, hay factores externos o internos que de alguna manera pueden influir en ser más o menos productivos.

Es por ello, que antes de entrar en materia de herramientas digitales o de lápiz y papel, me gustaría compartir con vosotros algunas claves básicas, que a mí me han funcionado. Pero como siempre digo: “Cada maestrillo tiene su librillo…”

Factores Externos de Productividad

Particularmente creo que este es un punto muy importante, ya que hablamos de espacios físicos y entornos agradables para trabajar en condiciones.

Hay que decir que con el pasar del tiempo, atrás quedo aquellos días de escritorios llenos de papeles y archivadores, con una cantidad infinita de carpetas. Sumando además el sonido de las llamadas telefónicas, entre otros factores que desconcentran y entorpecen el día laboral. (Ahora estarás diciendo o pensando: “Pero eso tal vez era en las oficinas de antes…”). Precisamente lo antes mencionado, nos ayuda a recordarnos que en el presente se han minimizado muchos procesos, materiales y acciones, gracias a la digitalización y la tecnología.

De no ser así, cambia de empresa…o pídeme ayuda urgente

Dicho esto, cuando se trabaja en espacios ordenados, limpios y con lo mínimo. Tienes menos distracciones y te puedes concentrar más en lo que estás haciendo. Según estudios, el minimalismo ayuda a ser más productivo y activar la creatividad y tiene su lógica, puedo funcionar tanto a nivel laboral como personal. Por ello me gustaría compartir con vosotros, algunas claves que yo utilizo ne mi día a día, que te pueden ayudar a potenciar tu creatividad y productividad:

Algunas claves básicas que podrías aplicar:

• Minimalismo en tu lugar de trabajo.
• Espacios con mucha luz natural.
• Tu lugar de trabajo limpio y ordenado.
• Checklist mensual, de lo que no utilizas.
• Optimiza recursos materiales.

Tan solo son 5 claves que te pueden sonar hasta obvias pero que si la aplicas, verás los cambios con el tiempo.

Nota importante: Cuando hablo de factores externos, me refiero al espacio de trabajo pero también a de herramientas digitales que utilizas en tu día a día.

Factores Internos de Productividad

Si ya me conoces, sabes que soy pro conexión con la naturaleza y de que no tenemos que perder nuestra esencia como humanos. Suena a frase de Paulo Coelho, pero es así. A veces nos decimos:

No tengo tiempo para hacer eso…Tengo otras prioridades…Con dos hijos, trabajo y familia, no me da tiempo de nada…y así mil excusas que nos vamos diciendo. Evidentemente cada persona tiene su historia y sus prioridades de vida, y es respetable al 100%. Pero insisto, estás herramientas me han funcionado a mií y lo quiero compartir con vosotros, por si puedo aportar mi granito de arena para ser más productivos.

No somos unas máquinas que jamás se cansan, somos seres humanos y necesitamos momentos con nosotros mismos para retroalimentarnos de energía positiva y volver a empezar. Las personas somos como una planta, que si no se riega y abona, raramente dará frutos.

"La Marca personal es como una planta, si no la riegas y abonas raramente dará frutos." #MarcaPersonal Clic para tuitear

Me gustaría que te haga estas preguntas:

¿Desde cuándo no tocas tierra con las manos?

¿Desde cuándo no introduces tus pies en un rio?

¿Cuándo fue la última vez que intentasteis cocinar un plato, aunque se te quemara?

Al leer estas preguntas, seguramente se te vienen a la mente muchos pensamientos. Pero no se trata de ir abrazando arboles por el mundo o hacer bosque terapia, pero sí de conectar con nuestro interior y entender que, de vez en cuando necesitamos hacer una pausa.

Algunas claves que te podrían ayudar:

• Elige buenos compañeros de viaje.
• La lectura, enriquece.
• Conecta con la Naturaleza.
• Activa el hobby que más te gusta.
• DAFO o FODA de manera regular.

También son apenas 5 claves pero que si la aplicaís regularmente, verás los cambios con el tiempo.

Nota importante: Cuando hablo de factores internos, me refiero a cosas que te motivan, te sacan una sonrisa de la cara y te da esas cosquillitas en el estómago.

Descarga GRATIS la plantilla de Time Blocking

¿Qué es el TIME BLOCKING?

Después de nombrar algunos factores externos e internos, que nos pueden ayudar a ser más productivos y creativos. Podemos llegar a entender, que estos factores son el combustible de nosotros como personas y en el cual metafóricamente deberíamos tener el depósito lleno. Teniendo en cuenta de que si se acaba ese combustible, tenemos que  volver a rellenarlo con las claves que os compartí antes.

Existen unas herramientas maravillosas, hablamos bien de pizarras físicas, software gratis o app en nuestros móviles que nos pueden ayudar a planificar nuestro tiempo: Time Blocking “Bloqueo de Tiempo” es el significado, más claro imposible.

¿En que consiste Time Blocking?

El Bloqueo de Tiempo, tiene como finalidad colocar tus tareas o actividades de trabajo o personales, en franjas horarias de 1 hora en tu calendario On-Off line. “Recomiendo que si es la primera vez que lo haces, empieces por 30 minutos por tarea”, para que poco a poco vayas introduciendo la metodología en tu día a día.

Quiero recalcar, que para que funcione tienes que ser constante y una vez lo entiendas, te aseguro que te ayudará muchísimo.

Ejemplo de Time Blocking

Recuerdas el horario del colegio donde habían, días de la semana, bloques de horas y materias (En nuestro caso serán, tareas o ítems). Cada semana sabías que te tocaba, por lo que de alguna manera podías estudiar y organizarte con tiempo tus labores.

Con el Time Blocking a nivel laboral-personal, es lo mismo. La única diferencia, es que este método es recomendable hacerlo muy flexible, con la regla que si el ítem o tarea se mueve de sitio, igualmente tienes que hacerlo.

La finalidad es que en nuestra pizarra física o dashboard (tablero de trabajo) online, estén esas tareas que pase lo que pase, hay que hacerlas.

Este sistema te ayudará o te servirá de guía, para esos momentos de bloqueos mentales-existenciales. Precisamente por eso tiene que ser flexible, para que allá movimiento visual y de prioridades, pero con el mismo objetivo, hacerlas. Está metodología te ayuda a poner foco en lo que determines como prioridad, para que obtengas mejores resultados.

"El Timeblocking te ayuda a poner foco en lo que determines como prioridad, para que obtengas mejores resultados" #Productividad #MarcaPersonal Clic para tuitear

¡Cuidado con estos errores!

• Colocarte muchas tareas en un día, una tras otra.
• No programar tus descansos.
• No calcular bien el tiempo que necesitas para cada tarea.
• No trabaja por bloques de prioridades.
• Deja que la pizarra respire y fluya. Al tener la semana vista, tendrás tiempo para organizarte y por defecto serás más productivo.

HERRAMIENTAS GRATIS ONLINE PARA EL TIME BLOCKING

Siempre para aplicar cualquier metodología con una herramienta en particular tanto si es online cómo offline, se necesita tres cosas: Ganas, Aprendizaje y Constancia.

Os recomiendo tres herramientas, que al igual las utilizas cada día pero con otro objetivo, hablamos del Google Calendar, Kanban y Trello. Aunque hay muchas herramientas como estás, recomiendo empezar por el Google Calendar y Kanban para el objetivo que queremos.

El Google Calendar lo tienes en el móvil y el ordenador, es el Dashboard por excelencia para nuestro día a día. Puedes separar tus actividades en calendarios personales y de trabajo, por lo que es súper fácil de utilizar y programar. Excelente opción para que empieces con tu Time Blocking.

El Kanban es archiconocido en las empresas y emprendedores, para organizar y gestionar las tareas y además vinculado con el dashboard Trello tiene unos beneficios increíbles. Con la opción gratuita del Trello se pude sacar mucho provecho, nos ayudará mucho para la organización y productividad de nuestro trabajo e incluso en tareas personales.

Yo utilizo mucho el Kanban en pizarra offline y es genial tener a la vista todas las tareas pendiente y las prioridades, pero en segundo plano utilizo el Trello Online con mis clientes y para mi planificación.

El Sr. Trello: https://trello.com/

 Recuerda una cosa siempre, nadie nace aprendido y todos alguna vez hemos empezado desde cero a trabajar nuestra Marca Personal y establecer estrategias para nuestra empresa, negocio, emprendimiento o idea por explotar. ¡Si es necesario, pide ayuda!

La conclusión inconclusa:

Yo trabajo día a día con tecnología y en un entorno muy digital (Marketing, Social Media, Desarrollos Web, Formación, eHealth, Consultorías Tecnológicas y de Transformación, etc. Me encanta la innovación y los sistemas disruptivos que están cambiando muchas cosas a lo que estamos acostumbrados en nuestro día a día.

Pero hay algo que tienes que tener presente siempre, hablamos de las Sinergias Tecno Humanas (equilibrio entre la tecnología y el humano) ya que van de la mano con el Time Blocking, precisamente para llegar a ese IKGAI Tecno Humano y ser más creativos-productivos con felicidad.

Aplicar el time blocking en tu día a día para tu Marca Personal, negocio o para las tareas en la empresa donde trabajas, tiene beneficios muy positivos. De hecho es más fácil de lo que parece, solo se necesita constancia y después por si solo se integrara en tu día a día.

Define cuáles son tus tareas como Humano y como Profesional.

Tiempo y Vida.